在准备会议文件时秘书应向有关部门或个人搜集材料-X题卡

会务组宣传组秘书组文件组

秘书组宣传组保卫组会务组

秘书组宣传组保卫组会务

测量要求采购产品的图样产品规格表技术协议供应商的质量保证文件

准备好记录用的笔和用纸准备好与会人员的座次表准备好会议文件准备好磁带

秘书组宣传组保卫组会务组

秘书组宣传组保卫组会务组

掌握公司和各部门领导的联系方式每天坚持18个小时值守在会议中协助搜集和传递有关信息负责保证出入者都是与会人员

独立思考，富有创意与参加会议的有关部门事先沟通认真领会上司的开会意图研究上级对此次会议的批文内容

准备好记录用的笔和纸准备好与会人员的座次表准备好会议文件准备好磁带

负责部门会议的安排按时向有关部门反映本部门动态直接对大堂经理进行管理草拟本部门各类公文

秘书部门直接拟制秘书部门牵头组织有关部门、有关人员共同拟制领导拟制、秘书执行有关部门准备文告，然后经主管领导或秘书长审核

在准备会议文件时，秘书应向有关部门或个人搜集材料。