客户信息资料保管可采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。 电脑信息由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,定期清除过期失效文件。原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。 客户信息资料应保存于物业档案室。档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,并放置适当的干燥剂用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合物业服务企业文件管理要求。 客户资料保管工作以既确保秘密不被泄露,又利于工作为原则。物业服务企业内部客户信息的传递由专人负责,并采取必要的安全措施,非授权人员不得获取相关客户信息。客户信息的保管者不准在私人交往和通信中泄露客户资料秘密,不准在公共场所谈论客户资料秘密,不准通过其他方式传递客户资料秘密。 当物业服务企业发现客户资料秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取相应的补救措施。
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